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L'accès par l'employeur aux fichiers, mails, documents du salariés

L’extraordinaire développement de l’informatique, tout particulièrement au travail, a très vite engendré des conflits, donnant ainsi aux tribunaux l’opportunité de déterminer aussi bien pour l’employé que pour l’employeur, les droits d’utilisation de ce nouvel outil. La confidentialité des courriers électroniques représente l’un des principaux sujets de discorde. Les arrêts de la Cour de cassation tentent de s’adapter à ce nouvel environnement tout en restant dans l’esprit de l’article L.120-2 du Code du travail: «Nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché.»

En matière d’accès aux mails et fichiers informatiques du salarié, tout n’est pas possible pour l’employeur. Ces derniers temps, les arrêts de la Cour de cassation se sont succédé sur cette question. Il était temps de faire le point tellement les décisions rendues peuvent parfois apparaître comme confuses, voire contradictoires.

L’accès aux courriers et aux messages électroniques:

- Lorsque le mail ou le courrier est identifié comme personnel ou privé, l’employeur ne peut y avoir accès. Un chef d’entreprise qui ouvre, de manière intentionnelle, un pli ou un mail portant la mention «personnel» se rend coupable du délit d’atteinte au secret des correspondances et est passible des peines prévues à l’article 226-15 du Code pénal (un an de prison et 45 000 euros d'amende). Toutefois, le chef d’entreprise peut toujours saisir le juge afin qu’il ordonne l’ouverture des messages privés litigieux. Il appartient dans ce cas au juge d’apprécier l’utilité d’une telle mesure, la demande devant être fondée sur un motif légitime et nécessaire à la protection des droits de la partie qui la sollicite et l’ouverture devant normalement se faire en présence du salarié (Cass. soc., 23 mai 2007, n°05-17.818).

Notons qu’un travailleur ne commet pas de faute en utilisant la messagerie professionnelle à des fins personnelles ou en recevant sur son lieu de travail un courrier personnel, même si l’employeur interdit de telles pratiques, dans la mesure où il n’abuse pas de cette liberté fondamentale (Cass. soc., 2 octobre 2001, n°99-42.942).

À notre sens, un employeur ne peut interdire totalement le courrier personnel dans l’entreprise sans méconnaître les dispositions de l’article L.120-2 du Code du travail. Tout juste peut-il limiter la réception du courrier personnel dès lors que cette limitation est justifiée par des considérations professionnelles (Cass. ch. mixte, 18 mai 2007, n°05-40.803).

- Lorsque le mail ou le courrier ne porte pas de mention particulière, il est présumé professionnel et peut être ouvert en dehors de la présence du salarié.

Un employeur qui ouvre, par erreur, un courrier ou un mail dépourvu de toute mention relative à son caractère personnel ne viole par le secret des correspondances. Notons qu’il peut être légitimement pensé qu’un courrier a un caractère professionnel lorsqu’il est mentionné sur le pli la fonction précise de l’intéressé ou le service dont il dépend. Cependant, dès lors que le pli ou le mail a révélé son caractère purement personnel, l’employeur est tenu de le mettre à la disposition de son destinataire dans les plus brefs délais.

L’accès aux fichiers ou documents détenus dans le bureau ou l’ordinateur du salarié:

- Si ces fichiers ou documents ne sont pas identifiés comme personnels, ils sont présumés professionnels et peuvent donc être ouverts par l’employeur en dehors de la présence de l’intéressé (Cass. soc., 18 octobre 2006, n°04-47.400; Cass. soc., 18 octobre 2006, n°04-48.025).

- Les fichiers identifiés comme personnels contenus sur le disque dur de l’ordinateur professionnel du salarié ne peuvent être ouverts par l’employeur qu’en la présence du salarié ou celui-ci dûment appelé, sauf risque ou événement particulier (Cass. soc., 17 mai 2005, n°03-40.017).

La consultation des fichiers ou dossiers personnels d’un salarié ne semble donc admise qu’à la condition que celui-ci soit présent ou qu’il ait été dûment appelé. Même dans cette hypothèse, on peut penser que la Cour de cassation ne validera un tel contrôle que s’il est justifié par la nature de la tâche à accomplir et proportionné au but recherché (article L.120-2 du Code du travail).

En présence d’un risque ou d’un événement particulier, les fichiers ou dossiers personnels du salarié peuvent être ouverts en dehors de la présence du salarié. La découverte par l’employeur de photos érotiques dans le tiroir du bureau d’un salarié ne constitue pas, pour la Cour de cassation, un risque ou un événement particulier permettant la consultation de fichiers informatiques «persos» à l’insu de l’intéressé. Ce risque ou cet événement particulier pourrait résulter, par exemple, de la suspicion légitime d’une concurrence déloyale.

Pour les salariés investis de mandats représentatifs, la Cour de cassation a posé un principe fort: l’entreprise doit veiller à ce que les outils informatiques mis à leur disposition préservent la confidentialité qui s’attache à l’exercice de leurs missions légales (Cass. soc., 6 avril 2004, n°02-40.498: cette décision rendue à propos des autocommutateurs téléphoniques a vocation, par sa formulation générale, à s’appliquer à l’ensemble des nouvelles technologies de l’informatique et des télécommunications, notamment aux e-mails).

En l’absence d’accord d’entreprise organisant l’utilisation des outils informatiques à des fins syndicales, il est recommandé aux salariés investis de mandats d’identifier comme personnels les dossiers, mails ou fichiers utilisés pour l’exercice de leur mission.
Mail
Raccourci pour e-mail, lui-même abréviation du mot anglais electronic mail, signifiant courrier électronique. En français: mel ou courriel. C’est un message transmis par un utilisateur vers un ou plusieurs destinataires, d’ordinateur à ordinateur, par l’intermédiaire d’un réseau informatique.
Fichier informatique
Document ou unité informatique stocké dans le disque dur d’un ordinateur. Il peut être envoyé par mail si son volume n’est pas trop important. Il y a toutes sortes de fichiers: texte, audio, vidéo, multimédia. On peut les regrouper dans des dossiers.
Messagerie
Sorte de bureau de poste électronique qui reçoit et stocke les messages du destinataire même quand il n’est pas connecté. Rapatrier ses messages sur son propre ordinateur se dit «relever ses mails».
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